El Sistema de 3 Ciclos de Pago

Introducción

La mayoría de las plataformas de donaciones realizan una sola transferencia mensual a la institución, generalmente a fin de mes. Esto parece lógico y simple. Sin embargo, para un cuerpo de bomberos con gastos continuos y emergencias impredecibles, concentrar todo el ingreso en una fecha crea problemas de liquidez serios.

El sistema de 3 ciclos de pago mensuales implementado por Cooperadores.cl distribuye las transferencias a lo largo del mes, generando mayor liquidez institucional y facilitando la gestión financiera.

El Problema del "Todo a Fin de Mes"

Flujo de Caja Irregular

Cuando todos los ingresos llegan el día 30 o 31:

• Días 1-28: Liquidez baja, difícil cubrir gastos urgentes
• Días 29-31: Ingreso concentrado, exceso temporal de liquidez
• Planificación complicada: ¿Qué pasa si hay emergencia el día 15?

Dependencia de Créditos o Adelantos

Muchas compañías recurren a:

• Créditos de tesoreros o directivos para cubrir gastos urgentes
• Solicitudes de adelantos al cuerpo central
• Postergación de pagos a proveedores
• Cancelación o reducción de actividades de capacitación

Cómo Funciona el Sistema de 3 Ciclos

Distribución del Mes en 3 Períodos

Ciclo 1: Días 6-9 del mes

• Cobros ejecutados: días 6, 7, 8 y 9
• Conciliación: día 10-11
• Liquidación-factura SII: día 11
• Transferencia a la institución: día 13

Ciclo 2: Días 16-19 del mes

• Cobros ejecutados: días 16, 17, 18 y 19
• Conciliación: día 20-21
• Liquidación-factura SII: día 21
• Transferencia a la institución: día 23

Ciclo 3: Días 28-31 del mes

• Cobros ejecutados: días 28, 29, 30 y 31 (según mes)
• Conciliación: día 1-2 del mes siguiente
• Liquidación-factura SII: día 2 del mes siguiente
• Transferencia a la institución: día 4 del mes siguiente

Ejemplo Práctico con 1,000 Cooperadores

Supongamos 1,000 cooperadores activos con donación promedio de $3,000 mensuales:

Ingreso bruto mensual total: $3,000,000

Distribución por ciclos (asumiendo distribución equitativa):

• Ciclo 1 (día 13): ~$1,000,000 neto
• Ciclo 2 (día 23): ~$1,000,000 neto
• Ciclo 3 (día 4): ~$1,000,000 neto

Resultado: Liquidez distribuida cada 10 días aproximadamente.

Ventajas del Sistema de 3 Ciclos

1. Mayor Liquidez Operativa

Antes (1 transferencia/mes):

• Día 1-29: Compañía opera con reservas o créditos
• Día 30: Recibe $450,000
• Debe planificar usar ese dinero para 30 días

Ahora (3 transferencias/mes):

• Día 13: Recibe $150,000 (primera transferencia)
• Día 23: Recibe $150,000 (segunda transferencia)
• Día 4: Recibe $150,000 (tercera transferencia)
• Liquidez constante cada 10 días

2. Conciliación Más Rápida y Precisa

Con 1 transferencia mensual:

• Tesorero debe conciliar 1,000 transacciones de una sola vez
• Tiempo estimado: 4-6 horas
• Si encuentra un error, debe revisar todo nuevamente

Con 3 transferencias por ciclo:

• Tesorero concilia ~333 transacciones por ciclo
• Tiempo estimado: 30-45 minutos por ciclo
• Errores se detectan más rápido
• Resultado: Menos tiempo total invertido + mayor precisión

3. Detección Temprana de Problemas

Si la tasa de éxito de cobro cae en el Ciclo 1:

• Lo sabes el día 13 (no el día 30)
• Puedes investigar causas inmediatamente
• Tienes 2 ciclos más para corregir el mes
• Evitas sorpresas de "ingreso muy bajo" a fin de mes

4. Respaldo Contable Triple

Cada ciclo genera:

• Liquidación-factura SII oficial con folio único
• Detalle de donaciones del período
• Detalle de comisiones (plataforma + medios de pago)
• Monto neto transferido

5. Flexibilidad para Cooperadores

Los cooperadores pueden elegir día de cobro según su conveniencia:

• Día 7: Para quienes reciben sueldo el día 5
• Día 17: Para quienes cobran a mitad de mes
• Día 28: Para quienes prefieren fin de mes

Ventaja: Menos donaciones fallidas por "no estaba el sueldo todavía"

Impacto Real en una Compañía

Caso: Compañía con 150 Cooperadores

Ingreso mensual: 150 cooperadores × $3,000 = $450,000 neto

Modelo 1 Ciclo (día 30):

• Día 1-29: Compañía opera con reservas o créditos
• Día 30: Recibe $450,000
• Debe planificar usar ese dinero para 30 días
• Si hay emergencia día 15, debe pedir adelanto o crédito

Modelo 3 Ciclos:

• Día 13: Recibe $150,000 (primera transferencia)
• Día 23: Recibe $150,000 (segunda transferencia)
• Día 4: Recibe $150,000 (tercera transferencia)
• Liquidez constante cada 10 días
• Emergencias se pueden cubrir con la próxima transferencia (máximo 10 días de espera)

Resultado: Menor estrés financiero + mayor autonomía operativa.

Preguntas Frecuentes

¿Es más caro tener 3 ciclos?

No. El costo de la plataforma es el mismo. Las 3 transferencias bancarias no generan costo adicional para la institución (están incluidas en la tarifa de servicio).

¿Puedo elegir recibir solo 1 transferencia mensual?

Técnicamente es posible, pero no es recomendable. La liquidez distribuida es una ventaja operativa clave.

¿Qué pasa si un ciclo tiene muy pocas transacciones?

No hay mínimo. Incluso si un ciclo tiene solo 10 transacciones, se genera la liquidación y transferencia correspondiente. La idea es que TODO ingreso llegue lo más rápido posible a la institución.

Conclusión

El sistema de 3 ciclos de pago no es una complejidad adicional. Es una simplificación operativa que:

• Mejora la liquidez institucional
• Facilita la conciliación contable
• Acelera la detección de problemas
• Reduce la dependencia de créditos o adelantos
• Ofrece mayor flexibilidad a cooperadores

Para un tesorero de compañía, la diferencia es dramática: pasar de 1 conciliación pesada mensual a 3 conciliaciones simples cada 10 días.

3 ciclos no son más complicados. Son más inteligentes.